eForms - Hinweise
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, welche Hinweise bezüglich eForms und dem Erfolg von EU- Ausschreibungen zu beachten sind.
Neue Formulare
Die auszufüllenden Formulare haben eine neue Struktur. So fehlt z.b. die gewohnte Numerierung und es werden andere Angaben gefordert. Auch der Aufbau und das Aussehen der Formulare unterscheiden sich stark von der aktuellen Ansicht.
HINWEIS: Planen Sie nach dem 25.10.23 wesentlich mehr Zeit für die Erstellung einer Veröffentlichung ein.
Umstellung auf die neuen eForms:DE in der B_I eVergabe
Die neuen Strukturen müssen in unsere Anwendung eingebunden werden. Deshalb werden wir voraussichtlich ab 21.10.23 die Möglichkeit der Übertragung von Veröffentlichungstexten an die EU abschalten. Ab 25.10.23 wird für die Übermittlung von Veröffentlichungstexten auch von B_I MEDIEN der Datenservice Öffentlicher Einkauf genutzt.
Geänderter Ablauf der Übertragung der Formulare
Bisher hat die B_I MEDIEN die Übertragung der Formulare als eSender vorgenommen. Mit der Umstellung der Formulare sind wir verpflichtet, den Datenservice Öffentlicher Einkauf für die Übermittlung der Veröffentlichungen zu verwenden (siehe u.a. §10a (5) VgV). Damit ist keine direkte Übermittlung von Veröffentlichungstexten von B_I MEDIEN an die EU möglich.
Prüfung der Formulare auf Korrektheit der Eingaben
Auch hier hat bisher die B_I MEDIEN mit der Vollständigkeitsprüfung der Veröffentlichungen bei der Vorbereitung geholfen. Ab 25.10.23 werden wir hier den Validierungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf nutzen.
Was bedeuten diese Änderungen für Ihre eu-weiten Vergaben?
Bereits gestartete Veröffentlichungen
Die an die EU gesendeten Daten sind in einer Datenstruktur gespeichert, die für Veröffentlichungen ab dem 25.10.23 nicht mehr verwendet werden kann. Seien Sie sich bewusst, dass bei weiteren Veröffentlichungen (Korrekturen, Vergebener Auftrag, Aufhebung) Mehrarbeit durch notwendige doppelte Eingaben auf Sie zukommt.
Veröffentlichungen, für die die Versendung nach dem 25.10.23 geplant ist
Diese Veröffentlichungen werden aufgrund der geänderten Datenstruktur NICHT veröffentlicht. Haben Sie die Daten bereits freigegeben und so die Versendung vorbereitet, erfolgt voraussichtlich kein Versand. Nach unserem Kenntnisstand ist die direkte Übermittlung von uns an die EU ab dem 25.10.23 nicht mehr möglich und wäre auch nicht rechtskonform.
Bitte beachten Sie deshalb:
Ablehnung der Veröffentlichung für übermittelte Veröffentlichungstexte
Haben Sie vor dem 21.10.23 eine Veröffentlichung über B_I MEDIEN an die EU übermittelt und wird diese nach diesem Zeitpunkt von der EU aufgrund von Fehlern abgelehnt, ist die erneute Veröffentlichung dann über den neuen Weg vorzunehmen. Damit ist dann die komplette Neueingabe der Daten notwendig.
Berichtigung für bereits laufende Verfahren
Sollten Sie Verfahren vor dem 25.10.23 gestartet haben und eine Berichtigung notwendig sein, nehmen Sie diese, wenn möglich, vor dem 21.10.23 vor.
Vergebene Aufträge
Haben Sie bereits veröffentlichte Verfahren, bei denen die Öffnung und Wertung der Angebote abgeschlossen ist? Wir empfehlen Ihnen, den Vergebenen Auftrag vor dem 21.10.23 an die EU zu schicken.
Veröffentlichung nach dem 25.10.23 geplant
Planen Sie eine Veröffentlichung nach dem 25.10.23 UND haben in der B_I eVergabe bereits den Bekanntmachungstext vorbereitet und vielleicht sogar bereits freigegeben? Ab dem 25.10.23 ist kein Zugriff auf diese Eingaben mehr möglich. Entweder Sie veröffentlichen den Veröffentlichungstext vor dem 21.10.23 ODER Sie löschen den Veröffentlichungstext in unserer Anwendung und starten mit der Veröffentlichung nach der Umstellung auf die neuen eForms:DE.
